Офис-менеджер

• Организация работы зоны ресепшн;
• Контроль работы службы секретариата, курьерской и технической службы;
• travel-поддержка руководства и сотрудников компании;
• Организация встреч, переговоров, конференций, внутренних совещаний;
• Ведение документооборота компании;
• Встреча и координация гостей;
• Бронирование переговорных комнат;
• Ведение рабочего календаря руководителя;
• Жизнеобеспечение офиса;
• Планирование бюджета в рамках хозяйственно-административных нужд, контроль расходов, ведение отчетности;
• Организация и контроль выполнения ремонтно-строительных работ офиса;
• Взаимодействие с арендодателями;
• Взаимодействие со страховыми компаниями
(подбор программ и оформление ДМС для сотрудников и руководства);
• Организация рабочих мест для новых сотрудников компании;
• Подбор и заказ подарков для клиентов компании и брендированной продукции;
• Подбор персонала в службу секретариата;
• Контроль исполнения внутренних регламентов сотрудниками компании;

• Приём и распределение входящих звонков;
• Ведение делопроизводства (печать документов, регистрация, хранение);
• Ведение документооборота по объектам недвижимости (выписки из ЕГРН, кадастровые/технические документы и пр);
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, хозтоваров, воды, обедов для сотрудников, лекарств и т.д);
• Планирование, организация и контроль работы курьеров;
• Учёт корпоративной связи, взаимодействие с операторами связи;
• Ведение табеля рабочего времени сотрудников;

• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, мебели, корп.моб. связи, воды,презентаций, визиток и т.п);
• Организация переговоров, внутренних совещаний, корпоративных мероприятий, семинаров;
• Заказ авиа/жд билетов, гостиниц для сотрудников и руководства;
• Ведение документооборота:
- корректировка договоров, приложений, доп. соглашений к договорами и контроль их подписания;
-выставление счетов, актов заказчикам;
-оформление трудовых договоров, составление должностных инструкций;
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
• Контроль исполнения маршрутного листа водителей, менеджеров и курьеров;
• Подбор персонала и проведение первичных собеседований;
• Заполнение табеля рабочего времени сотрудников;
• Работа в банк-клиенте (оплата счетов, заказ выписок);
• Контроль исполнения распоряжений руководителя;

• Прием и распределение входящих звонков;
• Встреча гостей (чай/кофе);
• Ведение делопроизводства (печать документов, регистрация, хранение);
• Взаимодействие с курьерской и почтовой службами;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, расходных материалов, продуктов, лекарств);
• Оформление командировочных документов для сотрудников компании;
• Заказ ж/д и -авиа билетов, бронирование гостиниц для сотрудников компании;
• Ведение табеля рабочего времени сотрудников;
• Информационное наполнение корпоративного сайта;
• Контроль чистоты офиса;
• Выполнение поручений руководства.

• Прием и распределение входящих звонков;
• Ведение делопроизводства (печать документов, регистрация, хранение);
• Работа с электронной почтой, оргтехникой;
• Взаимодействие с курьерской и почтовой службами;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцелярии, воды, расходных материалов и продуктов);
• Организация переговоров, внутренних совещаний;
• Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
• Выполнение поручений руководителя.